Home / Inspiratie / Een olifant in een IKEA-kast

Een olifant in een IKEA-kast

Geplaatst door Plan B op 19 juni 2017

Een olifant is complex. Niet voor niets heeft dat woord veel letters hetzelfde als gecompliceerd. Ook een olifant heeft onderdelen en verbanden. En natuurlijk kun je de olifant voor een verhuizing uit elkaar halen en de onderdelen op een rij leggen: slagtanden, oren, zelf een emmertje bloed. Maar hem in een nieuw verblijf weer in elkaar zetten lukt je niet. Er mist iets. Of er zijn onbekende verbanden. Of er zit iets vreemds in de volgordelijkheid. Of dat alles te gelijk. Dat noemen we complex: veel en een onbekend aantal onderdelen, met veelal onbekende en wisselende verbanden in een multi-causale samenhang. Je kunt niet anders dan een complex ‘ding’ als één geheel beschouwen. 

Met projecten is het niet anders: er zijn gecompliceerde projecten en complexe projecten. De eerste categorie is geholpen met een sterk reductionistische aanpak: alle onderdelen opdelen in hanteerbare brokken, geen onbekende entiteiten of verbanden en later de puzzel in elkaar leggen. Bij de tweede categorie wordt het lastiger: we hebben een projectmanagementaanpak nodig die het project voortdurend als één geheel beschouwt, die niet de neiging heeft zaken op te delen in delen en die al helemaal geen voorspellingen wil doen over ontwikkelingen (vanwege die multi-causale verbanden). 

Niet de vage vraag, te weinig geld, de verkeerde mensen of gebrek aan leiderschap doet een project falen. Uit onderzoek (Shenhar, 2001) is gebleken dat de grootste faalfactor van projecten de verkeerde aanpak is. We gebruiken een reductionistische aanpak voor een complex project. Alsof je een olifant in een IKEA-kast propt. 

 Een complex project vraagt een holistische aanpak, waar voortdurend een hermeneutische beweging wordt gemaakt: inzoomen op een detail en direct weer uitzoomen naar het geheel. Inzoomen op een technisch probleem en direct de vraag: Wat betekent dit voor het geheel? Inzoomen op een belang van een specifieke stakeholder en direct weer uitzoomen naar het totale krachtenveld. Inzoomen op een stukje ontwerp en direct weer uitzoomen op de bedoeling van het project. Inzoomen op een resultaat en direct weer uitzoomen naar het hogere doel. Niet alleen de projectleider, maar elke betrokkene van het complexe project moet dit doen en kunnen. Moeilijk? Nee hoor, niet zolang ze het geheel kennen. En daar gaat het nu juist vaak mis. 

 Of we ons nu vastklampen aan ‘kennis is macht’, of dat we denken ‘dat snapt ie toch niet’: we vertellen betrokkene enkel datgene waarvan wij denken dat ze dat nodig hebben om hun taak goed te kunnen doen. Dat kan bij gecompliceerde projecten, maar niet bij complexe projecten. Elke betrokkene moet weten wat de bedoeling, het hogere doel van het project is. 

Een olifant past niet in een IKEA-kast. Echt niet.


Dit artikel verscheen eerder op Projecten Managen en is met toestemming van Nicoline Mulder hier geplaatst.