Programma & Portfoliomanagement: Hoe houd je grip op vele projecten tegelijk?
Portfolio- en Programmamanagement: hoe houd je grip op vele projecten tegelijk
Hoe houden we controle op onze belangrijke projecten? Waar en hoe beheersen we de afhankelijkheden tussen alle projecten? Op welke wijze bewaken we de invloed van wijzigingen in de strategie? En op welke manier verdelen we de beperkte middelen en mensen over de projecten?
Dit zijn vragen die ons de afgelopen jaren vaak gesteld zijn door klanten. Reden om de ervaringen en visie van Plan B Advies over Portfolio- en programmamanagement eens op papier te zetten en de komende tijd door te ontwikkelen. De afgelopen jaren heeft Plan B Advies programmamanagement gevoerd over meerdere programma’s in de voedingsindustrie en de medische industrie.
Onze visie
De meest interessante vraag vinden wij: waarom lukt het organisaties niet zelf om grip te houden op hun projecten? In de visie van Plan B Advies spelen hierbij naast rationele, voornamelijk irrationele processen een rol.
Rationele factoren die wij geregeld tegenkomen zijn gebrek aan uniforme werkwijzes, rapportagestructuur- en discipline, wijzigingenbeheer. Daarnaast zien we vaak incompetentie bij opdrachtgevers, programmamanagers of projectmanagers. Factoren die onze klanten vaak herkennen.
De irrationele processen zijn niet niet zichtbaar, maar hebben een veel groter effect. Met irrationele factoren bedoelen wij: onbegrip of wantrouwen tussen afdelingen, tegengestelde belangen, angst om fouten te maken, gaan voor eigen succes. Dit leidt tot effecten zoals “behoudt de goede mensen voor je eigen project”, “breng alleen positief nieuws”, “schrijf het problemen vooral toe aan anderen”.
Wat het effect is laat zich raden.
High reliability projectmanagement
In meerdere projecten en programma’s heeft Plan B Advies vastgelopen projecten en processen weer vlot kunnen trekken. We proberen inzicht te geven en tegenstellingen te overbruggen. Plan B Advies ontwikkelde de High Reliability Projectmanagement (HRP) principes, omdat die je kunnen helpen bij het ontwikkelen van het juiste gedrag:
- Begrijp en wees gevoelig voor de invloed op de business.
- Blijf alert op zwakke signalen en afwijkingen.
- Voorkom handelen op basis van aannames.
- Wees veerkrachtig en flexibel.
- Toon respect voor expertise.
Het beïnvloeden van de irrationele processen en het ontwikkelen van een HRP samenwerkingscultuur vormen een belangrijke succesfactor in programmamanagement en projectmanagement.
Het rationele proces
Plan B Advies onderscheidt een aantal logische stappen om het programma te beheersen:
- De juiste feiten onder ogen zien
Om inzicht en overzicht te krijgen moeten we de “feiten onder ogen” zien. De eerste, vaak al lastige, stap is overzicht te krijgen over alle lopende projecten, de businesscases, de onderlinge afhankelijkheden en het kritische pad over de projecten heen. Wat gaat er allemaal schuiven op het moment van wijzigingen.
- Koppelen van doelstellingen en programma’s
Het is een utopie dat organisaties hun visie en strategie vertaald hebben in heldere doelstellingen. Stap 2 is de organisatie te helpen de bedrijfsdoelstellingen helder te verwoorden en hieraan programma’s en projecten te koppelen.
- Begrijpen van de afhankelijkheden
Vervolgens koppelen we strategie en projecten, en brengen overzicht in de afhankelijkheden, risico’s en scenario’s. Vervolgens moeten prioriteiten worden gesteld en programmamanagement worden ingericht.
- … en dan de praktische zaken
De laatste stap is om voortgangsbewaking, overlegstructuren, rapportages en ondersteunende systemen in te richten. Hiermee wordt het praktisch mogelijk om dagelijks te sturen en monitoren.
Het rationele proces kan op een projectmatige manier aangepakt worden
De irrationele processen
Het is vaak lastiger om de irrationele processen te controleren. Denk aan beïnvloeden van wilskracht, houding en gedrag, samenwerking en besluitvorming, overbruggen van tegenstellingen en ontwikkelen van een effectieve cultuur. Dit is veel meer een continu en iteratief proces, omdat je niet op voorhand met SMART resultaten kunt vaststellen.
A. Vertrouwen krijgen en de situatie begrijpen
Deze processen vragen sensitiviteit en creativiteit van de programmamanager. Hij zal snel het vertrouwen moeten krijgen van de betrokken partijen, zodat hij de onderliggende dynamieken begrijpt en bespreekbaar kan maken.
B. Het doen van de juiste interventies
Vervolgens zal de programmamanager creatief moeten zijn in de ingrepen die hij doet. Voorbeelden van mogelijke strategieën zijn:
- Verbinden, dat betekent partijen bij elkaar brengen, belangen en problemen delen
- Inspireren, dat is samen ambitie (verlangen) bespreken, alternatieve oplossingsrichtingen verkennen, successen vieren
- Conditioneren is mogelijke door te ondersteunen met standaarden, werkruimtes, kennis, ervaring en voorbeelden van andere organisaties aandragen
- Confronteren als het nodig is, zoals het wijzen op consequenties van keuzes, aanspreken, grenzen aangeven
Geïnteresseerd hoe Plan B dit aanpakt? Neem gerust contact op.