Alertheid op afwijkingen met Paul van der Plas

Kleine menselijke fouten kunnen in complexe projecten voor een hoop ellende zorgen. Ze helemaal voorkomen is wellicht een illusie, maar door alert te zijn op zwakke signalen voorkom je veel narigheid. Die alertheid op afwijkingen is een van de vijf principes van Plan B’s projectfilosofie HRP. Projectplanner Paul van der Plas deelt vanuit zijn persoonlijke expertise hoe hij dat nastreeft in complexe projecten.

Alertheid op afwijkingen
High Reliability Projectmanagement (HRP) kent vijf principes. Alertheid op afwijkingen is er een van: opmerkzaam zijn op kleine afwijkingen en deze ter discussie durven stellen. Hoe eerder afwijkingen worden gesignaleerd, hoe meer ellende je aan de achterkant voorkomt.

Paul van der Plas was tot voor kort als projectplanner betrokken bij de bouw van de nieuwe frietfabriek van Aviko in België. Zijn rol was om alle 13 deelprojecten samen te voegen tot een overzichtelijk geheel. ‘Een geweldige puzzel vind ik dat. En fantastisch om te zien hoe, als de bouw vordert, alles in elkaar past binnen zo’n gigantische operatie.’

Tijdens zo’n project is hij continu alert op afwijkingen die invloed kunnen hebben op de planning. ‘Afwijkingen kunnen de planning ernstig in de war schoppen. Het risico op vertraging is groot in dit soort omvangrijke trajecten.

Wees bewust
Om afwijkingen op te kunnen merken, moet je continu bewust zijn van wat er om je heen gebeurt. Paul: ‘Voor mijn vakgebied doe ik dat onder andere door nauwkeurig te volgen hoe iedereen zijn informatie aanlevert voor de planning. Soms zie ik bizarre dingen in planningen naar voren komen. Als ik signaleer dat activiteiten uit het verleden nog niet zijn bijgewerkt, gaan bij mij alle alarmbellen rinkelen. Is dit eenvoudigweg niet bijgewerkt of is het niet uitgevoerd? En wat is de reden dat het niet klopt? Is er wel voldoende tijd in gestoken, snappen de mensen wel wat ze opschrijven?’ 

Ook als Paul steeds achter een voortgangsrapportage aan moet bellen, is dat voor hem een signaal om even te polsen wat er aan de hand is. ‘Voor veel mensen ben ik een blok aan het been. Daarom probeer ik ze continu mee te nemen in het verhaal. Uitleggen wat een planning hen brengt en duidelijk maken wat de afhankelijkheden zijn met andere deelprojecten. Zo’n gigantische fabriek bouw je nooit alleen. Je brengt een onderdeel waar anderen weer van afhankelijk zijn.’ 

Eenvoudig maar effectief
Als teamplayer biedt Paul graag een helpende hand. ‘Als je bijvoorbeeld niet handig bent met een programma, dan komen we er samen wel uit.’ Sowieso houdt Paul het graag simpel. ‘Veel projectplanners maken van een planning iets heel moois, zonder zich af te vragen waar het projectteam behoefte aan heeft. Maar als het te ingewikkeld is, schiet het z’n doel voorbij. Mijn planningen zijn wellicht niet state of the art, maar als mijn team ermee kan werken, is mijn dag goed.’ 

Voor een planning van een project wil Paul zo goed mogelijk weten waar het over gaat. Het zit niet in zijn aard om te wachten tot hij informatie krijgt. Regelmatig maakt hij een rondje op de bouwplaats. ‘Daar worden veel dingen zichtbaar.’ Daarbij komen zijn interesse en ervaring in de techniek goed van pas. ‘In een eerdere baan bij een melkpoederfabriek heb ik bijvoorbeeld ervaring opgedaan met testprotocollen schrijven en het uitvoeren van de testen. Je kunt je daardoor beter voorstellen wat erbij komt kijken en inschatten hoelang dingen duren.’ 

Veilige omgeving
Om afwijkingen zoveel mogelijk boven tafel te krijgen, is het belangrijk om een veilige omgeving te creëren. Paul geeft een voorbeeld uit het verleden: ‘In mijn tijd als projectengineer was ik betrokken bij een project waarbij veel materialen verscheept moesten worden naar Suriname. Ik stond regelmatig in contact met een leverancier, maar op de dag van levering gaf hij aan dat hij drie weken vertraging had. Die verscheping konden we dus wel op onze buik schrijven.’ 

Waarom had de leverancier zich niet eerder gemeld? ‘Ik vermoed dat hij dacht: ik zeg ’t maar niet, misschien komt het wel goed. Blijkbaar voelde hij zich niet veilig genoeg om de vertraging eerder te delen. Erg jammer, het had veel frustratie en onnodige kosten voorkomen.’ 

Op de vraag hoe je dan wel zorgt voor een veilige omgeving, antwoordt Paul: ‘Door elkaar met respect te behandelen, in plaats van vingerwijzen. Door naar elkaar te luisteren, elkaar een podium te geven. Ook de mensen die niet zo assertief zijn.’ Zijn ervaring is dat respect voor elkaar het teamgevoel altijd ten goede komt. ‘Het geeft een gevoel van trots als je met elkaar iets oplost. Contractors ervaren dat op precies dezelfde manier. Het lijken rouwdouwers als ze op de bouw lopen, maar ik zie dat zij ook trots zijn op de teamprestatie.’ 

Zo kijkt Paul positief terug op een project bij FrieslandCampina: ‘Daar was een dermate veilige omgeving dat we echt met elkaar problemen oplosten. Soms hielpen de contractors elkaar zelfs zonder tussenkomst van het projectteam. In die situatie gaan mensen vanzelf afwijkingen melden, omdat ze weten dat ze gehoord worden en het opgelost wordt. En dan ben je samen een stuk slagvaardiger.’

Doorpraten over alertheid op afwijkingen? Neem dan contact op met Bernard Sluis.

Meer weten?

Met een duidelijke focus op projectplanning is Paul van der Plas een beetje een buitenbeentje bij Plan B. Na zijn opleiding in werktuigbouwkunde begon hij zijn carrière als werkvoorbereider, engineer en later bedrijfsleider bij uiteenlopende technische bedrijven. Daarna ‘rolde hij de projecten in’ waar hij een groot hiaat ontdekte in projectmanagement: doelmatige projectplanning. 

Dankzij zijn technische oog, nieuwsgierige aard, communicatieve houding en pragmatische aanpak is Paul een veelgevraagd projectplanner die vaak meerdere jaren verbonden is aan grote, complexe projecten in de procesindustrie. Meer over Paul

Gerelateerde berichten