Respect voor expertise met Ellemieke van Vliet

‘Jij bekijkt de wereld op dezelfde manier als de mensen van Plan B’, kreeg Ellemieke van Vliet eens te horen. ‘En ineens was daar dat groepje mensen dat precies hetzelfde dacht als ik. Mensen die in hun werk ook heel concreet aandacht hebben voor de combinatie van techniek en psychologie.’ In februari 2020 startte Ellemieke als projectmanager bij Plan B. Vanuit die positie duiken we met haar in een van de vijf principes van onze projectfilosofie HRP: Respect voor Expertise.

Project onder grote druk

Op dit moment leidt Ellemieke een deelproject in de nieuwbouw van de fabriek van Janssen in Leiden. Een zeer uitdagend en complex project, legt ze uit: ‘Qua tijd, veiligheidseisen en kwaliteit zit er heel veel druk op. Het is hard werken in deze toch al bijzondere coronaperiode en de maatschappelijke druk is enorm: die miljoenen Covid-19-vaccins moeten zo snel mogelijk van de band rollen.’

‘Het is dus belangrijk dat in het project alles in een keer goed gaat,’ vervolgt Ellemieke, ‘ondanks het feit dat je altijd tegen onverwachte zaken aanloopt en het sowieso een uitdaging is om snel een compleet beeld te krijgen. Het is immers de eerste keer dat we dit onder zo’n hoge tijdsdruk doen. Juist in zo’n situatie is ‘Respect voor expertise’ extreem belangrijk.’

Respect voor Expertise

High Reliability Projectmanagement (HRP), de projectfilosofie van Plan B, beschrijft vijf principes om de zachte kant van een project te managen. Een van die vijf is Respect voor Expertise. Dit betekent dat een projectteam zich realiseert dat, in geval van verstoringen, alle aanwezige kennis, ervaring, intuïtie en creativiteit nodig is om het probleem op te lossen. Van de projectleiding vraagt dit dat ze medewerkers de ruimte en middelen geeft om los van de hiërarchie tot een oplossing komen.

Rol van de projectleider

Ellemieke stuurt in dit deelproject een team met topspecialisten aan. ‘Het is overduidelijk,’ zegt ze. ‘Ik ben degene die met de minste inhoudelijke kennis aan tafel zit. Iets wat ik regelmatig letterlijk benoem in dit team. Ik kan wel doen alsof ik ‘t weet als projectmanager, maar dat dient het project niet. Mijn doel is het proces zo te organiseren dat de juiste mensen op het juiste moment bij elkaar komen en daarin schuilt ook mijn expertise. Ik maak de keuzes en ik neem de verantwoordelijkheid, maar het team draagt met elkaar bij aan de oplossing.’

Respect voor de expertise van haar teamleden wordt haar op deze manier min of meer afgedwongen. ‘Door mijn positie houd ik ook een zekere afstand en overzicht. Die rol ligt me goed. Ik heb wel die technische achtergrond en vind het heel erg leuk om me in de materie te verdiepen. Maar ik moet wel beschouwend blijven om voortgang te boeken met het projectteam. Als de complexiteit groter wordt, is het des te belangrijker om als projectmanager niet op de stoel van een van de andere teamleden te gaan zitten.’

Bescheidenheid

Elk principe binnen HRP is gebaat bij een bepaalde competentie. Bij Respect voor expertise is dat bescheidenheid. Met een bescheiden opstelling ben je in staat ruimte geven aan de expertise van een ander.

Ellemieke: ‘Ik werk nu met een heel volwassen en evenwichtig team, maar ken uit het verleden ook wel onevenwichtige situaties. Dan is het mijn taak om vaker in te breken en mensen het woord te geven die anders niet aan bod komen. Op die manier kun je respect voor expertise enigszins afdwingen als projectleider. Niet iedereen is van nature bescheiden, maar als de projectleider die bescheidenheid wel heeft, kan zij daarmee het respect voor expertise van het hele team beïnvloeden.’

Duidelijke rollen

Hoe zorg je ervoor dat ook het team dat Respect voor Expertise toont? Volgens Ellemieke begint dat met duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden. ‘Bij de start van een project maak je een overzicht van roles en responsabilities. Dat weerspiegelt vaak al de expertise. Maar bij respect draait het vooral om de mensen. Het is dus ook belangrijk dat alle teamleden elkaar leren kennen, herkennen en erkennen.’

Vertrouwen als randvoorwaarde

Bovendien is er vertrouwen nodig in elkaars expertise. Ellemieke: ‘Dat geldt tussen teamleden onderling en voor de projectleider is het essentieel dat mensen in het team jouw vertrouwen hebben en andersom.’ Wat als dat vertrouwen er niet is? Ellemiekes tip: Ga als mensen met elkaar in gesprek en niet vanuit de rol die je vervult in projectverband.

Ze geeft een toelichting: ‘Ik switch in hoe ik met iemand praat: Als je teamlid bent en ik iets van je verwacht voor het project, dan kan ik daarin ‘de lijn’ gebruiken en stevig zijn. Als ik merk dat iemand zijn of haar verantwoordelijkheid ontwijkt, door bijvoorbeeld steeds sarcastisch te reageren, of juist ongeïnteresseerd, dan spreek ik diegene als mens aan.’

Ze vervolgt: ‘Mensen zien dat onderscheid niet altijd, maar het helpt je om effectief te communiceren. Een organogram is een set afspraken over functies en posities, maar dat zegt niets over de waarde die je als mens toevoegt. Daarin is iedereen gelijkwaardig. Wanneer je met iemand op mensniveau in gesprek gaat, spreek ik hem niet aan op de inhoud van zijn werk, maar over zijn positie als onderdeel van een team. Die persoonlijke benadering versterkt het vertrouwen in elkaar.’

Dat raakt ook een ander principe van HRP: Focus op afwijkingen. Ellemieke: ‘Heeft iemand gewoon z’n dag niet, of is er meer aan de hand? Daar blijf ik alert op en daarvoor heb ik die beschouwende blik nodig. HRP zie ik als een tooling om beschouwend te zijn en blijven op jezelf, een team, het werk.’

Tips van Ellemieke

Tot slot nog enkele tips van Ellemieke: ‘Wees net zo kritisch naar jezelf als naar je omgeving en sta open om elke dag te leren. Als je anderen net even eerst laat praten, leer je ontzettend veel.’

Enthousiast vertelt ze verder: ‘Ik ben van nature erg nieuwsgierig. Door in mijn werk een bescheiden opstelling in te nemen en respect te tonen voor de expertise van een ander, zie ik dat ik de bevlogenheid van mijn teamleden trigger. Onlangs vroeg ik iemand iets uit te leggen omdat hij daarin echt de ervaring had. Het leverde een grote glimlach op en hóp, al z’n kennis kwam eruit. Dat is toch het allerleukste wat er is?’

Meer weten over HRP? Je leest het hier