BLOG | Olifantenpaadjes onmisbaar voor het zichtbaar maken van menselijk gedrag

Stedenbouwkundig ontwerpen

Opgeleid als architect leerde ik van de Stedenbouwkunde dat een manier om een plein te ontwerpen ook kan beginnen met het inzaaien van een groot grasveld. Een grasveld waar je de ruimte laat en zo de mogelijkheid geeft voor het ontstaan van olifantenpaadjes. Zoals ze ooit deden bij de Ohio State University en bij de Michigan State University.

Vervolgens kan je kiezen welke van deze paadjes je verhardt, hoe breed je ze maakt of dat je juist een blokkade ontwerpt voor die route, omdat daar een (bijvoorbeeld veiligheids-) reden voor is.

Op die manier geef je eerst de gehele ruimte aan de gebruikers, die zo gezamenlijk de belangrijkste vormgevers worden van de eigen openbare ruimte. Daarmee ontwikkelen mensen samen hun eigen leefomgeving en dat geeft autonomie, persoonlijke ontwikkeling en gemeenschap.

Wat zijn olifantenpaadjes

Olifantenpaadjes zijn het bewijs dat mensen zich niet laten dwingen. Niet alleen in de openbare ruimte, maar juist ook niet binnen de vastgestelde processen in een organisatie. Het zijn vaak kortere, efficiëntere en logischere routes dan de officiële, en ze laten zien dat de formele route niet voldoende aansluit bij de behoeftes. En daarmee zijn ze een belangrijke informatiebron voor die behoeftes.

Te strakke processen

In mijn werk bij de Plan B Academie voor Projectmanagement kom ik bij klanten die een sluitend proces voor Projectmanagement hebben opgezet, maar waarbij toch de meest effectieve uitvoering van een project vooral via olifantenpaadjes plaatsvindt.

Dit niet uniform (genoeg) werken maakt het lastig om nieuwe projectleiders in te werken en zolang de olifantenpaadjes niet erkend worden, is er vaak ook veel frustratie over het niet werkende proces en de zelfgekozen autonomie van hen die dus wel gebruik maken van deze olifantenpaadjes.

Toepassen van deze stedenbouwkundige methode in de vormgeving van processen

Net als dat het stadsontwerp steeds modelmatiger werd, is dat ook met bedrijfsprocessen gebeurd. Bedrijfsprocessen en projectmanagementmethoden zijn veelal ontworpen om grip en controle te krijgen op complexe processen.  In de praktijk is het resultaat afhankelijk van samenwerking tussen mensen, sociale structuren, geschiedenis, gewoontes en verhalen. Hierbij worden informele wegen bewandeld om zaken voor elkaar te krijgen; de olifantenpaadjes.  De olifantenpaadjes leiden soms tot ergernis, maar bieden ook waardevolle informatie om processen regelmatig te heroverwegen en aan te passen.

Hoe we dat aanpakken?

Het belangrijkste is om de manier van (samen-)werken te gaan doorleven met elkaar. Dat kan in verschillende vormen. Vaak zien we al een verschil in kennis en toepassing van de formele processen en beginnen we dus met training van deze formele weg. Vanzelf worden er dan al olifantenpaadjes zichtbaar. Daar kunnen we dan bijvoorbeeld systemisch naar kijken en zo samen de manier van werken verrijken met nieuwe afspraken.

In de vorm van een Lean-sessie starten we juist met hoe er echt gewerkt wordt, inclusief alle olifantenpaadjes. En zullen we de vastlegging van werkafspraken zo samen vormgeven, gebruikmakend van de informatie onder andere uit de olifantenpaadjes. Zoals ik eerder al leerde van de Stedenbouwkunde!