Failing to plan is planning to fail

Onze collega Paul van der Plas is gespecialiseerd in projectplanning van grote en complexe investeringsprojecten. De afgelopen jaren waren dat vooral projecten in de voedingsmiddelen– en farmaceutische industrie 

Voor zijn collega’s bij Plan B heeft hij een “white paper” geschreven om zijn kennis en ervaring op gebied van planning te delen. Een korte impressie van zijn ervaringen kun je hieronder lezen. 

Pauls visie

Een projectplanning vormt de basis voor het succesvol uitvoeren van een project. Samen met de verdeling van het budget legt de planning de fundamenten voor verschillende andere onderdelen van projectmanagement, zoals financieel management, resourceplanning en risicobeheersing.
De planning beschrijft welke activiteiten in welke volgorde moeten worden uitgevoerd om het beoogde projectresultaat te realiseren. Hierdoor weet het projectteam precies wat er moet gebeuren, wanneer dat moet gebeuren en hoe de verschillende stappen met elkaar samenhangen. Een goede planning is helder geformuleerd, bevat voldoende detail en wordt ondersteund en erkend door alle betrokken partijen. 

Voor de projectmanager (en voor het gehele projectteam) is het essentieel om de planning niet alleen te kennen, maar ook echt te begrijpen. Dat betekent dat zij inzicht moeten hebben in de logische opbouw van de activiteiten, de onderlinge afhankelijkheden en de impact die wijzigingen of vertragingen kunnen hebben op het geheel. Wanneer zich afwijkingen voordoen, moet de projectmanager in staat zijn om tijdig de gevolgen te overzien en indien nodig corrigerende of mitigerende maatregelen te nemen om de voortgang te bewaken. 

Dit principe geldt zowel voor kleinschalige projecten, waarbij de projectmanager doorgaans zelf verantwoordelijk is voor het opstellen en bijhouden van de planning, als voor grotere, complexere en langlopende projecten. In die laatste situatie maakt vaak een gespecialiseerde projectplanner deel uit van het projectteam, maar blijft het voor de projectmanager nog steeds cruciaal om de planning volledig te kunnen doorgronden en aan te sturen. 

Waarom is planning belangrijk? 

De planning is essentieel om een volledig overzicht te krijgen van alle activiteiten binnen het project en om de onderlinge samenhang goed te kunnen begrijpen. Daarnaast maakt een duidelijke planning het mogelijk om continu te monitoren of het project nog volgens schema verloopt, of dat er afwijkingen optreden waarvoor mitigerende maatregelen moeten worden genomen. 

Waar gaat het vaak mis?

• Onvoldoende detaillering van de planning.
  Een planning moet worden uitgewerkt op een niveau waarop elke activiteit een concrete en duidelijk omschreven deliverable oplevert. In de beginfase van een project kan het gebruik van brede, globale activiteiten, zoals “Detail engineering” met een langere doorlooptijd, nog passend zijn voor het opbouwen van de hoofdstructuur. Maar zodra het project daadwerkelijk van start gaat, is een meer gedetailleerdere uitwerking noodzakelijk. Alleen dan kan de voortgang effectief worden gemonitord en kunnen afwijkingen tijdig worden herkend.
   
• Geen of onvoldoende voortgangsinformatie.
  Wanneer teamleden geen actuele voortgang rapporteren, blijft de status van het project onduidelijk. Daardoor is niet vast te stellen of het project nog volgens plan verloopt, waar mogelijke knelpunten ontstaan en welke onderdelen extra aandacht nodig hebben.
   
• Onrealistische inschattingen van doorlooptijden.
  Doorlooptijden worden in de praktijk vaak te optimistisch of juist te pessimistisch bepaald. Een veelvoorkomend voorbeeld is het inkopen van equipment: dit wordt soms als één enkele activiteit in de planning gezet, met een relatief korte doorlooptijd. In werkelijkheid omvat het inkoopproces meerdere stappen, die elk tijd kosten. Denk aan specificatie, aanvraag, beoordeling, offertevergelijking, onderhandeling en goedkeuringsprocedures, zeker bij aankopen met een hoge investeringswaarde. Hierdoor ontstaat snel een vertekend beeld van de werkelijke planning.
   
• Achterlopende activiteiten worden niet herpland.
  Wanneer activiteiten vertraging oplopen maar niet opnieuw in de planning worden geplaatst, blijven ze staan in het verleden. Het gevolg is dat de planning een vertekend beeld geeft: achterstanden zijn niet duidelijk zichtbaar, de uiteindelijke einddatum van het project kan ongemerkt opschuiven, kostenprognoses worden onbetrouwbaar en de inzet van resources sluit niet meer aan op de werkelijkheid.
   

Van planning naar projectcultuur  

Een goede projectplanning is veel meer dan een logisch schema van activiteiten en mijlpalen. In de praktijk laat de opbouw van en de omgang met de planning door het projectteam ook zien hoe een projectteam denkt, samenwerkt en omgaat met onzekerheid en afwijkingen. Juist bij complexe investeringsprojecten blijkt dat technische perfectie alleen niet voldoende is om projecten voorspelbaar en beheersbaar te houden. 

De kwaliteit van een planning staat of valt met de manier waarop mensen ermee werken: durven zij afwijkingen te benoemen, worden aannames kritisch bevraagd, is er ruimte om tijdig bij te sturen en wordt de juiste expertise benut op het moment dat het ertoe doet? Dit raakt aan de “zachte” kant van projectmanagement: gedrag, cultuur en alertheid.

Daarom werken we bij Plan B, naast de klassieke projectmanagementprincipes, bewust vanuit de HRP-principes (High Reliability Projectmanagement). Deze principes vormen het fundament onder een projectcultuur waarin planningen niet alleen worden gemaakt, maar ook daadwerkelijk worden begrepen, gebruikt en continu verbeterd.

Zie ook onze website voor meer informatie over onze HRP–principes (https://planb-advies.nl/hrp/) en hoe deze bijdragen aan een succesvol project. 

Planning als succesfactor 

Een goede planning is geen administratieve verplichting, maar een krachtig stuurinstrument. Het vraagt om aandacht, discipline en betrokkenheid van het hele projectteam. Wie investeert in een realistische, goed begrepen en actief gebruikte planning, vergroot de voorspelbaarheid van het project en verkleint de kans op onaangename verrassingen. 

De uitspraak “Failing to plan is planning to fail” is een dagelijkse realiteit in projectomgevingen. Succesvolle projecten onderscheiden zich niet door het ontbreken van problemen, maar door het vermogen om ze tijdig te zien aankomen en er adequaat op te reageren. Een sterke planning, gedragen door de juiste projectcultuur, maakt daarin het verschil.