System Thinking

Recent volgde Plan B collega Herman een onlinecursus van MIT over ‘System thinking’. In dit stuk hebben we samengevat wat dat is en hoe het ingezet kan worden in projectmanagement.

System thinking: een korte introductie

System thinking is een manier van denken die gericht is op het begrijpen van de samenhang en de interactie tussen verschillende onderdelen binnen een systeem. In plaats van alleen te kijken naar afzonderlijke onderdelen van een project of organisatie, bekijkt System thinking hoe deze delen op elkaar inwerken en bijdragen aan het geheel. Dit holistische perspectief helpt om patronen, relaties en dynamieken te begrijpen die anders misschien over het hoofd worden gezien. Zo kan de impact van veranderingen beter worden ingeschat.

Om systemen holistisch te kunnen benaderen, wordt gekeken naar interacties. Systemen bestaan uit verschillende componenten die allemaal met elkaar in verbinding staan. In plaats van elk onderdeel apart te analyseren, kijkt System thinking naar interacties tussen de onderdelen. Doel hiervan is om te begrijpen hoe een verandering in één deel van het systeem gevolgen heeft voor de rest.

Een belangrijk onderdeel van System thinking zijn feedbackloops, waarbij men kijkt hoe een systeem wordt beïnvloed door de resultaten van eerdere acties. Dit kan positieve of negatieve gevolgen hebben, afhankelijk van hoe het systeem reageert op veranderingen.

Daarnaast wordt in System thinking gebruikt gemaakt van het concept ‘emergence’. Wat beschrijft dat de som meer is dan de optelling van de delen alleen. In alle systemen ontstaat deze emergence, zoals bijvoorbeeld een touw, een katrol en een haak samen een lift vormen die verticale verplaatsing mogelijk maakt. Ook kunnen er onverwachte uitkomsten ontstaan die niet gemakkelijk te voorspellen zijn vanuit de individuele componenten van het systeem gezien.

Denk daarbij bijvoorbeeld aan de prestaties van een team waar emergence zou kunnen ontstaan bij goede samenwerking. Hierbij is de doorslaggevende factor van het winnende team niet alleen de optelsom van individuele kwaliteiten. Maar speelt de kwaliteit van de interactie (denk aan rolverdeling, doelen stellen, communicatie, vertrouwen, aanpassingsvermogen) tussen de teamleden een belangrijke rol.

Tot slot wordt er in System thinking onderscheid gemaakt tussen een statisch en een dynamisch deel. Deze tweedeling helpt bij het begrijpen van de structuur en het gedrag van het systeem.

• Statische delen zijn vaste elementen, structuur en regels van het systeem. Dat kunnen organisatorische onderdelen zijn, zoals afdelingen en teams of processen en scoping in een project.
• Het dynamische deel verwijst naar de interacties, processen en veranderingen die plaatsvinden binnen het systeem. Dit is waar het systeem in beweging is, waar veranderingen en acties plaatsvinden, en waar het gedrag van het systeem zichtbaar wordt. Denk bijvoorbeeld impact van de verschuivende activiteiten op andere activiteiten en daarmee verschuivende planningen, communicatie en samenwerking.

Een goede projectstructuur (statisch) kan zorgen voor een efficiënte uitvoering van processen (dynamisch). Terwijl feedback uit de dynamische processen weer kan leiden tot aanpassingen in de statische elementen, zoals een update van procedures of een herverdeling van verantwoordelijkheden.

Systems thinking is a discipline for seeing wholes. It is a framework for seeing interrelationships rather than things, for seeing ‘patterns of change’ rather than ‘static snapshots.’ (Peter Senge, 1994)

De toepassing van System thinking in projectmanagement

In projectmanagement kan System Thinking een krachtige methode zijn om complexiteit te overzien en beheersen. Hierbij is het handig om een project op te delen in overzichtelijke blokken, wat bijvoorbeeld werkpakketten of werkgroepen kunnen zijn. Idealiter tussen de zeven en de negen. Dit aantal is bewezen effectief om overzicht te behouden. Dit opdelen in blokken vormt het statische deel van het proces.

Zodra het project in deze blokken is verdeeld, kun je beginnen met het in kaart brengen van de onderlinge relaties en de manier waarop het systeem reageert op verschillende invloeden. Dit vormt het dynamische deel: je onderzoekt “wat er gebeurt op het moment dat…”. Door deze aanpak kun je vanuit een helikopterperspectief kijken naar de mogelijke externe factoren, hun verwachte gedrag, en de impact op de delen van het project.

Het vooraf nadenken over scenario’s en de mogelijke invloeden helpt om beter voorbereid te zijn op complexe, moeilijk te voorspellen situaties. In plaats van onverwachte problemen te zien als ‘side effects’, benader je ze als ‘effecten die vooraf niet volledig zijn uitgedacht’. Wat een subtiel maar belangrijk verschil is.

Is deze manier van projectmanagement voorbehouden aan ervaren projectmanagers? Absoluut niet, stelt Herman. Het semiwetenschappelijk benaderen van scenario’s en het opdelen van complexe vraagstukken in behapbare stukken helpt juist om met minder ervaring een solide en doordacht plan te maken. Door te denken en te analyseren volgens System thinking kun je beter voorbereid zijn en een grotere grip krijgen op onvoorziene omstandigheden.

System thinking en High Reliability Project management

Het toepassen van System thinking in projecten sluit nauw aan bij de HRP-projectfilosofie  van Plan B. Deze aanpak is niet alleen waardevol voor de scoping, fasering en inrichting van een project, maar helpt ook om een compleet overzicht van zowel het project als de context te krijgen. Dit sluit perfect aan bij ons eerste kernprincipe ‘betrokkenheid en gevoeligheid voor de omgeving’.

System thinking zorgt er daarnaast voor dat je beter voorbereid bent op onverwachte situaties en mogelijke risico’s vroegtijdig herkent. Door projecten op deze manier te doordenken, wordt het bewustzijn en de alertheid op afwijkingen vergroot.

High Reliability Management