Hoe krijg je meer grip en inzicht in besluitvorming?

Besluitvorming is in de praktijk van alledag vaak een lastig onderwerp. Wie neemt de beslissingen? Gebeurt dit op de juiste gronden en ook op tijd? Hierbij gaat het om balanceren van inhoudskwaliteit en besluitkracht. Je krijgt hierdoor besluiten van hoge kwaliteit. En dat is goed voor je project. 

Besluitvorming in projecten 

In projecten zijn besluiten aan de orde van de dag. Over sommige zaken besluit je als projectmanager niet zelf. Als het mee zit weet je de beslissers wel aan te wijzen. Het komt soms voor dat direct afstappen op de beslisser niet mogelijk is of niet gewenst:

• Hiërarchie of procedures kunnen ervoor zorgen dat er eerst met anderen afgestemd moet worden. 
• Het kan verstandig zijn eerst adviseurs of vertrouwelingen van de beslisser te overtuigen. 
• Of een beslisser zit (verborgen) in een andere organisatie. 

Zelfs als je de reeks van benodigde gesprekken helder hebt, blijft het niet makkelijk. Ieder van die gesprekken kan een keten aan andere gesprekken veroorzaken die zich buiten je zicht voltrekken, maar wel de beslisser beïnvloeden. 

Zo heeft collega Thomas gehoord dat je voornemens bent bij het volgende overleg het hoofdkantoor om extra resources te vragen. Hij begint snel een resource-lobby voor zijn eigen project. Helaas kwam je daar achter nadat je verzoek was afgewezen. 

Krachtenveldanalyse 

We kunnen het één en ander vinden van Thomas of de beslisser, maar strijdige belangen komen nou eenmaal voor. En ook beslissingen die met beperkte informatie worden gemaakt. Het is daarom beter je energie te richten op inzicht krijgen op het krachtenveld waarin je je bevindt. Hierdoor word je minder snel verrast wordt door acties zoals die van Thomas. 

Zo’n krachtenveldanalyse kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld door het tekenen van het organogram van je opdrachtgeversorganisatie, je projectteam en je lijnorganisatie. Breng vervolgens de informele verhoudingen en mogelijke coalities in kaart. Deze informele verhoudingen kunnen positief, neutraal of negatief zijn. Of er helemaal niet zijn. Dan zie je bijvoorbeeld dat Thomas goede relaties heeft met de planner van de afdeling en het hoofdkantoor. Dat kun je de volgende keer meenemen in je eigen plan. 

Democratisch en autocratisch domein 

Naast een hoge mate van omgevingsbewustzijn zijn er nog andere zaken van belang voor de projectmanager: je wil graag kwalitatief hoogstaande besluiten. Bij het komen tot een besluit zijn doorgaans deelnemers en beslissers betrokken. 

Voorbeelden van deelnemers zijn belanghebbenden of experts en moeten het hebben van communicatie, zoals overtuigingskracht, overleggen, argumenten en verleidingskunsten. Beslissers hebben macht: bevoegdheden waarmee ze sancties, beloningen en besluiten kunnen opleggen. 

Besluitvorming waarbij de nadruk ligt op de deelnemers bevindt zich in het democratische domein. Doorgaans leidt dit tot een hoge inhoudskwaliteit. Echter, alleen op basis van inhoud kan consensus zelfs na lange tijd uitblijven. Wanneer beslissers het besluitvormingsproces domineren is er sprake van een hoge mate van besluitkracht: het autocratische domein. Maar snelle besluiten zonder raadpleging hebben weer minder draagvlak of missen inhoudelijke kwaliteit. 

Daarom spreken we van een kwalitatief hoogstaand besluit wanneer er een goede balans bestaat tussen de communicatie en inhoudskwaliteit enerzijds, en macht en besluitkracht anderzijds. 

Projectmanager als regisseur 

Juist de projectmanager heeft de uitgelezen kans om deze balans te bewaken en als regisseur op te treden. Dit kan door noch de rol van deelnemer, noch die van beslisser te nemen. Bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat de juiste deelnemers aan tafel komen, maar ook de beslisser in te fluisteren dat het binnen een week toch echt beslecht moet zijn. Zo draagt de projectmanager bij aan kwalitatief hoogstaande besluiten die zowel op juiste gronden als op tijd zijn gemaakt. 

De Politieke Dimensie 

Deze onderwerpen kwamen aan bod in een workshop van Fred Vermeulen (de Politieke Dimensie) heeft gegeven bij Plan B Advies. Naast deze onderwerpen werden verschillende zaken toegelicht en verdiept die handvatten bieden voor meer grip en inzicht in besluitvorming. Interessant voor projecten, maar ook daarbuiten.