Geplaatst door Plan B op 27 september 2023 - 3 min leestijd

Hoe krijg je meer grip en inzicht in besluitvorming?

Hoewel besluitvorming van alledag is, is het vaak een lastig onderwerp. Factoren als; beslissingsbevoegdheid, informatie en tijd zijn van invloed op de uiteindelijke beslissing. Daarbij draait het om de juiste balans tussen inhoudskwaliteit en besluitkracht. De balans maakt je besluit van hoge(re) kwaliteit. En dat is goed voor je project.

Besluitvorming in projecten
In projecten zijn besluiten aan de orde van de dag. Over sommige zaken besluit je als projectmanager niet zelf. Als het meezit weet je de beslissers wel aan te wijzen. Soms is het niet mogelijk, of gewenst, om direct af te stappen op de beslisser. Omdat bijvoorbeeld;

  • De hiërarchie of procedures ervoor zorgen dat er eerst met anderen afgestemd moet worden.
  • Het verstandig kan zijn eerst adviseurs of vertrouwelingen van de beslisser te overtuigen.
  • De beslisser (verborgen) zit in een andere organisatie.

Zelfs als je de reeks van benodigde gesprekken helder hebt, blijft het niet makkelijk. Ieder van die gesprekken kan een keten aan andere gesprekken veroorzaken die zich buiten je zicht voltrekken, maar wel de beslisser beïnvloeden. Politieke dimensies liggen op de loer.

Zo heeft collega Thomas gehoord dat je voornemens bent om bij het volgende overleg het hoofdkantoor om extra resources te vragen. Snel begint hij een eigen resource-lobby voor zijn project. Helaas kwam je daar pas achter nadat je verzoek is afgewezen.

Krachtenveldanalyse
We kunnen het één en ander vinden van Thomas of de beslisser. Strijdige belangen komen nou eenmaal voor. Zo ook beslissingen die met beperkte informatie worden gemaakt. Het is daarom beter om je energie te richten op het verkrijgen van inzicht op het krachtenveld waarin je je bevindt. Je wordt dan minder snel verrast door acties zoals die van Thomas.

Zo’n krachtenveldanalyse kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld door het tekenen van het organogram van je opdrachtgeversorganisatie, je projectteam en je lijnorganisatie. Breng vervolgens de informele verhoudingen en mogelijke coalities in kaart. Deze informele verhoudingen kunnen positief, neutraal of negatief zijn. Of er helemaal niet zijn. Dan zie je bijvoorbeeld dat Thomas goede relaties heeft met de planner van de afdeling en het hoofdkantoor. Dat kun je de volgende keer meenemen in je eigen plan.

Democratisch en autocratisch domein
Naast een hoge mate van omgevingsbewustzijn zijn er nog andere zaken van belang voor de projectmanager: je wil graag kwalitatief hoogstaande besluiten vormen. Om te komen tot een besluit zijn doorgaans deelnemers en beslissers betrokken.

Voorbeelden van deelnemers zijn belanghebbenden of experts. Zij moeten het hebben van communicatie, zoals overtuigingskracht, overleggen, argumenten en verleidingskunsten. Beslissers hebben macht: bevoegdheden waarmee ze sancties, beloningen en besluiten kunnen opleggen.

Besluitvorming waarbij de nadruk ligt op de deelnemers bevindt zich in het democratische domein. Doorgaans leidt dit tot een hoge inhoudskwaliteit. Toch is het mogelijk dat op basis van alleen inhoud, consensus (ook na lange tijd) kan uitblijven. Wanneer beslissers het besluitvormingsproces domineren is er sprake van een hoge mate van besluitkracht. Ook wel het autocratische domein. Snelle besluiten zonder raadpleging hebben minder draagvlak of missen inhoudelijke kwaliteit.

Daarom spreken we van een kwalitatief hoogstaand besluit wanneer er een goede balans bestaat tussen de communicatie en inhoudskwaliteit enerzijds, en macht en besluitkracht anderzijds.

Projectmanager als regisseur
Juist de projectmanager heeft de uitgelezen kans om deze balans te bewaken en als regisseur op te treden. Dit kan door noch de rol van deelnemer, noch die van beslisser te nemen. Bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat de juiste deelnemers aan tafel komen, maar ook de beslisser in te fluisteren dat het binnen een week toch echt beslecht moet zijn. Zo draagt de projectmanager bij aan kwalitatief hoogstaande besluiten die zowel op juiste gronden als op tijd zijn gemaakt.

Meer weten over politieke dimensies? Dit thema en nog veel meer komt  aan bod in onze Leergang Senior Projectmanagement.

Blijf op de hoogte

Gerelateerde berichten