Hoe manage je irrationele processen in projecten?

‘Fantastisch dat jullie er zijn,’ ik ontvang de deelnemers buiten op de trap van Landgoed Rhederoord op de eerste dag van de Leergang Senior Projectmanagement. “We starten de leergang met een wandeling over de Veluwezoom om elkaar beter te leren kennen en begrijpen.” Terwijl we in de benen komen, laat ik vallen dat ik deze route voor het eerst loop en geen idee heb waar we uitkomen. Een van de projectmanagers reageert direct: “lekker projectmanagement is dit; je weet niet waar we uitkomen en kent de route niet?” De toon is gezet!

Het is kenmerkend voor de leergang en de ontwikkeling van de deelnemers. De leergang zoomt in op processen die geen einde kennen, veranderlijk en onvoorspelbaar zijn en geen geplande route kennen. Denk aan samenwerkings- en besluitvormingsprocessen, leer- en veranderprocessen, politieke spelletjes en het managen van conflicten. We kunnen nu eenmaal niet zeggen: op 1 december 2022 zijn alle stakeholders het eens, is de samenwerking voltooid, of het conflict opgelost!

Deze processen volgen geen logische rationele weg, maar zijn vaak irrationeel en emotioneel (soms zelfs taai en gemeen). Veel organisaties en projectmanagers zoeken de oplossing voor deze irrationele processen in instrumenten die gericht zijn op de ratio: elkaar meer controleren op detailniveau, extra documenten, dikkere contracten, of in het uiterste geval mensen of partijen vervangen. Meestal bereiken deze oplossingen het tegenovergestelde effect, zoals meer wantrouwen, angst, fixatie van standpunten en dus nog meer tegenwerking.

FrieslandCampina, onze opdrachtgever, realiseerde zich dat de winst voor haar Senior Projectmanagers juist te halen is in het managen van de irrationele processen en vroeg Plan B mee te denken hoe dit aan te pakken. We hebben gezocht naar inzichten en wegen om de Senior Projectmanagers te faciliteren in hun eigen ontwikkeling. De Leergang Senior Projectmanagement begeleidt hen in hun persoonlijke ontdekkingsreis. Een aantal van deze inzichten wil ik in deze blog delen.

Hoewel irrationele processen vaak grillig en onvoorspelbaar zijn, zijn ze wel degelijk te beïnvloeden. Het vraagt echter een andere mindset en competenties.

1. Ontwikkel een growth mindset
   Projectmanagers hebben baat bij een growth mindset. Waar iemand met een fixed mindset zich met name richt op het willen controleren en vasthouden van standpunten en afspraken en geneigd is de verantwoordelijkheid voor het falen buiten zichzelf te zoeken, zal iemand met een growth mindset kritisch kijken naar zijn eigen rol en gedrag. Hij zal scenario’s en mogelijke interventies doordenken. Hij zal het effect van zijn interventie observeren en zich afvragen: is het afdoende? Is het probleem erger geworden? Zijn er (on)gewenste bij-effecten? Wat kan ik nog meer doen?
2. Blijf buitenstaander
   In irrationele processen is de uitdaging buitenstaander te blijven. Zowel inhoudelijk als emotioneel. Je richt je op de interactie en samenwerking van de stakeholders.  Wees geïnteresseerd in de inhoudelijke problemen en verdiep je in de verschillende opvattingen en meningen, maar bemoei je er niet mee. Het is aan de stakeholders om eruit te komen. Partijen zullen proberen je te verleiden een standpunt of kant te kiezen. Laat je niet emotioneel meeslepen en blijf uit de rollen van de Dramadriehoek: Aanklager, Redder, Slachtoffer. Zie ook ons eerdere blog over Transactionele Analyse. Je rol is een veilige omgeving te creëren waarin respect is voor elkaar en waarin je wijst op de consequenties van oplossingen.
3. Blijf het hogere doel en de succesfactor benoemen
   Ken de businesscase en het hogere doel van het project. Doordenk in de start met elkaar de bepalende succesfactor in de aanpak; waar moeten we met elkaar op sturen en waar mogen we niet van afwijken? In geval van tegenwerking binnen de stakeholders is het de rol van de projectmanager om als procesbegeleider te wijzen op de consequenties, het hogere doel en de succesfactor.
4. Toon veerkracht
   Eerder schreef ik een blog over Max verstappen en de veerkracht die hij laat zien. In het managen van irrationele processen is veerkracht nodig. Je moet continu anticiperen op veranderende omstandigheden.
5. Ken jezelf en je natuurlijke reflex
   Iedereen heeft in de jaren een voorkeur ontwikkeld van omgaan met spanning en stress. De één zoekt de confrontatie, terwijl een ander juist iedereen te vriend wil houden. Er zijn mensen die proberen het probleem zo lang mogelijk voor zich uit te schuiven, terwijl weer anderen heel hard gaan proberen het probleem zelf op te lossen. Kennen van je eigen handelen en experimenteren met andere wegen is een belangrijk onderdeel van de leergang.

Leergang projectmanagement
Tot slot heb ik mooi nieuws. We zijn gestart met de Plan B academie. Onder meer met de Leergang Senior Projectmanagement, incompany én open inschrijving. Gericht op professionals die hun next step in projectmanagement niet zoeken in nieuwe methodieken, maar in de verdere ontwikkeling van hun eigen leiderschap. Benieuwd of het iets voor jou is? Neem contact op Juliëtte Cortet. Projectmanager en opleidingscoördinator Plan B Academie.

Bernard Sluis