In gesprek met Corine Dijkhuizen – Koninklijke Jaarbeurs, Utrecht. ‘De impact op de business staat altijd centraal’

Naadloze samenwerking als cruciale bouwsteen voor succes

Te midden van de jaarlijkse LEGO-manifestatie in Koninklijke Jaarbeurs in Utrecht, vertalen Corine Dijkhuizen en Bernard Sluis de dieperliggende symboliek van dit evenement naar hun eigen wereld van projectbouw. Net als bij het bouwen met LEGO vereisen complexe projecten een grondige voorbereiding, duidelijke richtlijnen en naadloze samenwerking. “Het feitelijke bouwproces is vaak slechts een derde van de totale inspanning”, vertelt Bernard van het projectmanagementbureau Plan B. Corine, verantwoordelijk voor de faciliteiten en operations binnen Jaarbeurs, vult aan: “Het denkwerk vooraf en de continuïteit in samenwerking zijn de bouwstenen voor een succesvol project”. Samen bespreken ze het geslaagde partnerschap tot nu toe en richten ze hun blik op de toekomst.

In gesprek met Corine Dijkhuizen, Head of Facility & Event Services Koninklijke Jaarbeurs Utrecht & Bernard Sluis, medeoprichter projectmanagementbureau Plan B. 

Sinds jaar en dag werken Plan B en Koninklijke Jaarbeurs nauw samen aan interne bouwkundige en installatietechnische vraagstukken. De dynamische omgeving van het evenementencomlex kenmerkt zich door voortdurende verandering. Corine vertelt: “Wat onze business zo boeiend maakt, is dat we dagelijks nieuwe bezoekers en klanten verwelkomen. We hebben altijd te maken met mensen die betalen voor hun ervaring. Dat betekent dat ons facilitaire team continu topprestaties moet leveren, of het nu gaat om de drukte rond evenementen zoals deze week met LEGO World of om onderhoud in rustigere periodes. Het is cruciaal dat onze klanten hier geen hinder van ondervinden”. 

Bij Jaarbeurs hechten ze dan ook enorm veel waarde aan sterke partners die ‘hun business’ begrijpen en naadloos aansluiten bij hun behoeften. Corine legt uit: “In Plan B hebben we zo’n partner gevonden. Met elk voorstel dat ze doen, is ‘de impact op de bedrijfsvoering’ het belangrijkste criterium in de besluitvorming”. Bernard vervolgt: “Jaarbeurs staat bekend om hun strak georganiseerde beurzen en evenementen, waarachter een heel proces van procedures schuilgaat dat vaak onopgemerkt blijft. Mensen zien alleen het eindresultaat, wat precies de bedoeling is. Zo werkt het ook bij de bouwkundige en installatietechnische opgaven binnen Jaarbeurs: zelfs dan draait alles om de klant. Daarom zetten wij alles in het teken van ongestoorde exploitatie”. Plan B richt de projectorganisatie zo in, dat zij de belangen van de opdrachtgever vertegenwoordigen. Bernard: “‘Gevoeligheid voor de operatie’, noemen wij dat. Bij Jaarbeurs ligt de focus dus op de bezoekerservaring en het minimaliseren van overlast. Bij andere opdrachtgevers kunnen snelheid of kosten daarentegen weer doorslaggevend zijn”.

Waar techniek en psychologie samenkomen
Het succesvol voltooien van bouwprojecten is sterk afhankelijk van effectief management van menselijk gedrag. Ook die overtuiging delen Bernard en Corine. Bernard benadrukt: “Natuurlijk is technische expertise van essentieel belang, maar onze voornaamste focus ligt op het menselijke aspect. Hoe breng je alle betrokkenen in complexe bouwprojecten, met talloze stakeholders en emotionele betrokkenheid, op één lijn? Hoe ga je om met spannende situaties, met onderlinge wrijving? En hoe tackle je de uitdagingen van een dynamische omgeving, zoals die van Jaarbeurs? Het zijn deze vraagstukken waarop wij ons concentreren”. 

Projectbeheer in actie: grondoverdracht tussen Jaarbeurs en gemeente Utrecht
Het bewijs van de doeltreffendheid van deze aanpak werd onlangs geïllustreerd door een uitdagende opgave waarbij de Jaarbeurs grond overdroeg aan de gemeente Utrecht. Deze transactie omvatte het oostelijke deel van het gebied en vereiste de volledige ontkoppeling van een gebouw met de hallen die wel in bezit van de Jaarbeurs blijven. 

De projectorganisatie werd toevertrouwd aan Plan B. Corine licht toe: “Deze opgave was buitengewoon complex. Omvangrijk qua werk: bouwkundig en technisch moest alles worden losgekoppeld, terwijl de functionaliteiten in de andere hallen onverstoord moesten blijven doordraaien. En omvangrijk qua betrokken partijen: er waren meerdere belangen te behartigen, zoals het streven naar tijdige oplevering, de naleving van contractuele verplichtingen, het minimaliseren van overlast en budgetbeheersing”. 

Bernard legt uit: “Bij dergelijke opgaves is het opzetten van een solide projectorganisatie onze eerste zorg. In dit geval kozen we heel bewust voor vertegenwoordiging van sales en communicatie in het projectteam. Hierdoor konden we bij elk besluit de impact op de bedrijfsvoering beoordelen en de werkzaamheden zo afstemmen dat ze ononderbroken konden doorgaan.” Daarnaast zorgt Plan B voor integrale plannen. “Al vanaf de ontwerpfase zorgen we voor afstemming tussen diverse afdelingen; van civiele techniek tot elektra tot W-installatie. We laten iedereen de werktuigbouwkundige tekeningen ‘op tafel’ leggen. En schuif ze maar door. We toetsen, communiceren, stellen kritische vragen, dagen elkaar uit en gaan met elkaar in discussie. Dit leidt tot duidelijkheid over verwachtingen en het bevordert een cultuur waarin samenwerking centraal staat. Met als resultaat: kwalitatief hoogwaardigere plannen”. 

Corine voegt toe: “Deze voorbereiding is essentieel voor het verloop van het project. Het voorkomt problemen in de uitvoeringsfase, die vaak gepaard gaan met extra kosten, vertragingen en zelfs onderlinge wrijving of frustraties. Bovendien creëert het een omgeving waarin mensen zich vrij voelen om problemen of afwijkingen aan te kaarten. Er ontstaat een team dat gezamenlijk nadenkt en verder kijkt dan alleen eigen verantwoordelijkheden”. Volgens Bernard draait het allemaal om het managen van emoties, ook tijdens de uitvoeringsfase. “We zijn niet van het ‘confronteren’, dan is het vaak al te laat”, aldus Bernard. “Daarom kiezen we bewust voor ‘mobiliseren’, waarbij we samen met de aannemer overleggen en sturen op verbeteringen. Soms ook conditionerend: ‘Hoe kunnen wij helpen?’. Het is een voortdurende zoektocht naar optimalisatie van het geheel.”

Nul restpunten, iedereen tevreden
Eind september werd het project voltooid, zonder enige openstaande punten en met alle betrokkenen tevreden. Een uitzonderlijke prestatie in de wereld van projectmanagement, benadrukt Corine: “Zo’n afronding is echt ongelofelijk knap. Hoe vaak gebeurt het niet dat er na oplevering nog talloze zaken moeten worden rechtgezet. Dat bepaalde partijen nog genoeg op hun bordje krijgen? Maar dankzij de doeltreffendheid van Plan B is de hele opgave probleemloos afgerond. Dat is voor ons van onschatbare waarde. En dat geldt ook voor onze interne facilitaire medewerkers, voor elke schakel in het team. Ze zijn vaak bescheiden, maar we mogen oprecht trots zijn op wat we hier samen bereiken”.