Home / Inspiratie / Management van het onverwachte en onze natuurlijke reflex!

Management van het onverwachte en onze natuurlijke reflex!

Geplaatst door Plan B op 9 oktober 2017

Management van het onverwachte en onze natuurlijke reflex! 

Projectmanagement is het mooiste vak van de wereld! Want je werkt met een team aan een unieke opgave. Gedurende die reis gaat er altijd van alles anders dan verwacht. Het is daarom dus nooit saai. Onverwacht kan het goed mis gaan: denk aan het vliegveld Berlijn of menig ICT project bij de overheid. 

Interventies 

Al snel leidt een megamisser tot een roep naar meer regels en controle. Dit lijkt logisch want meer en strengere regels leiden tot meer grip en controle. En daarmee tot een betrouwbaarder eindresultaat. Andere interventies die in de praktijk vaak voorkomen om projecten in de problemen vlot te trekken zijn: 

  • Vervang de projectmanager; 
  • Meer en vaker rapporteren in dashboards of stoplichten; 
  • Een bonus-/malussysteem koppelen aan het projectresultaat; 
  • Strenger contractmanagement. 

Projectcultuur 

Zulke interventies kunnen werken. Maar wat zal het effect zijn in het geval van een projectcultuur met de volgende kenmerken: 

  • Dek fouten toe; 
  • Breng alleen positief nieuws; 
  • Schrijf succes aan jezelf toe en het falen aan een ander; 
  • Twijfel nooit aan je eigen deskundigheid; 
  • Ontken schuld en verdedig je positie. 

Dashboard staat op groen 

De nieuwe projectmanager wordt niet veel wijzer dan zijn voorganger. Want hij ontvangt voornamelijk positief nieuws (het dashboard staat altijd op groen). Daarnaast rapporteert de projectmanager meer dan dat hij mensen managet. Kleine missers en afwijkingen worden niet meer gemeld. Deze kunnen leiden tot imagoschade, bevestiging van het gelijk van een ander en korting op je bonus, etc.. 

Los van de onplezierige werksfeer heeft een dergelijke cultuur effect op de kwaliteit van de besluitvorming en het leervermogen. Het missen van kleine afwijkingen kan leiden tot grote incidenten. 

Uiteindelijk komen de fouten altijd aan het licht. Maar in een dergelijke cultuur pas op het moment dat het nauwelijks meer te herstellen is. Deze fouten leiden dan onherroepelijk tot een juridische strijd en uiteindelijk tot de Megaflop. 

Proces van actie en reactie 

Mensen kiezen nooit bewust om elkaar tegen te werken. Ze hebben juist de intentie om samen te willen werken. Het is in onze ogen dan ook veel meer een gedragssysteem dat zich gaandeweg ontwikkelt. Een onbewust proces van actie en reactie. 

Een voorbeeld uit onze eigen projectervaring: 

Op een dag meldt een leverancier een vertraging van 2 maanden. Dit heeft grote financiële consequenties voor de eindgebruiker van het projectresultaat. 

Reactie 1: 

De projectmanager maakt direct melding van de vertraging bij de stuurgroep. Op dezelfde dag stuurt een gerenommeerd advocatenbureau een claim naar de leverancier. Hierop reageert de leverancier direct met een evenzo gerenommeerd advocatenbureau. Waardoor het project stil komt te liggen. 

Reactie 2: Plan B aanpak” 

De projectmanager overtuigt de opdrachtgever dezelfde week met hem naar de leverancier te vliegen zonder advocaat. In het vliegtuig instrueert de projectmanager de opdrachtgever het woord claim of advocaat niet te noemen. Wel moet hij veel neutrale vragen te stellen om de problematiek bij de leverancier te begrijpen. Vooraf heeft de projectmanager de leverancier dezelfde instructies gegeven. Ook heeft hij hem opgeroepen openheid van zaken te geven. In het gesprek blijkt dat de leverancier de complexiteit van het productieproces van de klant heeft onderschat. Aansluitend kwam de beste procestechnoloog van de klant naar de leverancier om te helpen. Hierdoor werd met gezamenlijke inspanning, de vertraging gereduceerd tot 2 weken. Die daarna in overleg zijn verrekend. 

Succesvol projectmanagement vraagt om creatief om te gaan met het onverwachte. Houdt hierbij altijd het hogere doel voor ogen. Je moet dan ook de partijen en hun belangen kennen. En je eigen ego opzij kunnen zetten. 

Meer weten? Of wil je meer lezen over onze visie op projectcultuur. Bestel dan hier het boekHigh Reliability Projectmanagement: hoe cultuur het regelt!’.