Home / Inspiratie / Management van het onverwachte en onze natuurlijke reflex!

Management van het onverwachte en onze natuurlijke reflex!

Geplaatst door Plan B op 9 oktober 2017

Projectmanagement is het mooiste vak van de wereld! Je werkt met een team aan een unieke opgave. Gedurende de reis gaat er altijd van alles mis. Het is dus nooit saai. Onverwacht kan het goed mis gaan: denk aan het vliegveld Berlijn of menig ICT project bij de overheid.

Interventies

Al snel leidt een megamisser tot een roep naar meer regels en controle. Dit lijkt logisch; meer en strengere regels leidt tot meer grip en controle en daarmee tot een betrouwbaarder eindresultaat. Andere interventies die in de praktijk vaak voorkomen om projecten in de problemen vlot te trekken zijn:

  • Vervang de projectmanager.
  • Meer en vaker rapporteren in dashboards of stoplichten.
  • Een bonus-/malussysteem koppelen aan het projectresultaat.
  • Strenger contractmanagement.

Projectcultuur

Zulke interventies kunnen werken, maar wat zal het effect zijn in het geval van een projectcultuur met de volgende kenmerken:

  • “Dek fouten toe.”
  • “Breng alleen positief nieuws.”
  • “Schrijf succes aan jezelf toe en het falen aan een ander.”
  • “Twijfel nooit aan je eigen deskundigheid.”
  • “Ontken schuld en verdedig je positie.”

Dashboard staat op groen

De nieuwe projectmanager zal niet veel wijzer worden dan zijn voorganger. Hij ontvangt voornamelijk positief nieuws (het dashboard staat altijd op groen). De projectmanager is drukker met rapporteren dan het managen van mensen. Kleine missers en afwijkingen worden niet meer gemeld want deze kunnen leiden tot imagoschade, bevestiging van het gelijk van een ander en korting op je bonus, etc..

Los van de onplezierige werksfeer heeft een dergelijke cultuur effect op: de kwaliteit van de besluitvorming, het leervermogen en kan het missen van kleine afwijkingen leiden tot grote incidenten.

Uiteindelijk komen de fouten altijd aan het licht, maar in een dergelijke cultuur pas op het moment dat het nauwelijks meer te herstellen is en leiden onherroepelijk tot een juridische strijd en uiteindelijk tot de Megaflop.

Proces van actie en reactie

Mensen kiezen nooit bewust om elkaar tegen te werken. Ze hebben juist de intentie om samen te willen werken. Het is in onze ogen dan ook veel meer een gedragssysteem dat zich gaandeweg ontwikkelt. Een onbewust proces van actie en reactie.

Een voorbeeld uit onze eigen projectervaring:

Op een dag meldt de leverancier: “We hebben een vertraging van 2 maanden.” Dit heeft grote financiële consequenties voor de eindgebruiker van het projectresultaat.

Reactie 1:

De projectmanager maakt direct melding van de vertraging bij de stuurgroep. Dezelfde dag wordt door een gerenommeerd advocatenbureau een claim naar de leverancier gestuurd. De leverancier reageert direct met een evenzo gerenommeerd advocatenbureau. En het project ligt stil.

Reactie 2: “Plan B aanpak”

De projectmanager weet de opdrachtgever te overtuigen dezelfde week met hem naar de leverancier te vliegen zonder advocaat. In het vliegtuig instrueert de projectmanager de opdrachtgever het woord claim of advocaat niet te noemen, maar veel neutrale vragen te stellen om de problematiek bij de leverancier te begrijpen. Vooraf heeft de projectmanager de leverancier dezelfde instructies gegeven en opgeroepen openheid van zaken te geven. In het gesprek bleek dat de leverancier de complexiteit van het productieproces van de klant had onderschat. Aansluitend kwam de beste procestechnoloog van de klant naar de leverancier om te helpen. Met gezamenlijke inspanning werd de vertraging gereduceerd tot 2 weken, die in overleg zijn verrekend.

Succesvol projectmanagement vraagt creatief omgaan met het onverwachte, altijd het hogere doel voor ogen houden, de partijen en hun belangen kennen en je eigen ego opzij kunnen zetten.

Meer weten? Of wil je meer lezen over onze visie op projectcultuur. Bestel dan hier het boek ‘High Reliability Projectmanagement: hoe cultuur het regelt!’.