Navigeren in onzekerheid
Rubber compounder Polycomp en Plan B werken intensief samen bij de verplaatsing van productielijn QEW Hoogezand
De aanstaande verplaatsing van een productielijn voor gekleurde rubbercompounds bezorgt Polycomp-directeur Marc Poortenga hoofdbrekens. Is het haalbaar om de lijn in de fabriek in Vorden te plaatsen? Terwijl die vraag speelt, is er eigenlijk geen ruimte voor twijfel: een alternatief is er niet en het tijdpad staat al vast. Poortenga bijt zich, samen met Plan B-projectmanager Vincent Huigen, vast in het project.
De aanleiding voor de verplaatsing van de productielijn is wrang. De rubberfabriek waar de lijn nu staat, QEW in Hoogezand, moet sluiten. De producent maakt deel uit van Elastofirm, dezelfde investeringsmaatschappij die ook eigenaar is van compound specialist Polycomp. QEW is niet langer rendabel, maar de productielijn voor de gekleurde rubbercompounds wel en veel klanten van Elastofirm zijn afhankelijk van de productie van deze lijn. Daarom wordt de lijn naar een andere fabriek binnen de holding verplaatst. ‘Dat moet heel snel gebeuren om onderbreking van de lopende klantproductie te voorkomen,’ licht Poortenga de urgentie toe.
Over de productielijn
De te verplaatsen productielijn mixt ingrediënten en bewerkt ze met een wals tot ze gekleurde rubbercomponds vormen. Het is een halffabricaat voor tal van toepassingen: van stekkers voor hoogspanningskabels, tot bekleding van walsrollen, telefoons, lenzen, enzovoort.
De planning is op zijn zachtst gezegd uitdagend. De fabriek in Hoogezand sluit in eind juli 2025 en eind augustus moet de lijn weer draaien in Vorden. Daar komt nog bij dat de mensen in Vorden heel weinig informatie hebben over de lijn in Hoogezand. Vanwege de gevoeligheid rondom de sluiting van de fabriek kan Poortenga het personeel dat de kennis heeft niet betrekken.
Met een klein team heeft Polycomp niet de mankracht en juiste expertise in huis om het project te organiseren. Vanuit eerdere goede ervaringen met Plan B neemt Poortenga contact op met het projectmanagement bureau dat projectmanager Vincent Huigen naar voren schuift. Poortenga: ‘Dat ging gelukkig heel snel, want ik moest gas geven.’
Aannames
Vincent Huigen werkt sinds 2024 bij Plan B, heeft een achtergrond in chemische technologie en werkte eerder als process engineer en projectleider bij MKB-bedrijven en FrieslandCampina. Hij starthet project door inzicht te verkrijgen in wat er precies staat in Hoogezand. Huigen: ‘Er lopen bij Polycomp veel goede, technische mensen. Samen hebben we eerst de productielijn zo goed mogelijk in kaart gebracht. Daarbij hebben we wel veel aannames moeten doen.’ Dat gebeurde weloverwogen, of zoals Huigen het formuleert: ‘We zijn actief bezig geweest met die aannames door op verschillende fronten een slag om de arm te houden.’
Een ongebruikelijke situatie
Met de opgedane informatie kijkt het team waar en op welke manier de productielijn bij Polycompeen nieuw leven kan krijgen. De impact op de fabriek in Vorden is groot. Het volume aan producten neemt met 70% toe.
Poortenga: ‘We moesten in heel veel onzekerheid navigeren. Een heel unieke en ongebruikelijke situatie.’ De oplossing moest zich gaandeweg openbaren en van het begin tot het eind waren er veel vragen en zorgen. De directeur somt op: ‘Past het fysiek? Wat doet het met de hele goederenstroom? Hoe gaan we dat allemaal verwerken? Past het in het magazijn? Krijgen we het product op tijd weer uit de fabriek? En dan zijn er nog de utilities: extra koelwater, perslucht, stroom. Nou, we weten allemaal hoe lastig aanpassingen hierin kunnen zijn’
Suboptimaal, maar trots
Het kostte het team zo’n anderhalve maand om alle mogelijkheden in kaart te brengen.
Huigen betrekt de operators van Polycomp nauw bij het schetsen van de verschillende scenario’s.Huigen: ‘De operators waren zeer betrokken. Dit project heeft natuurlijk een grote impact op hun werk. We hebben veel gesprekken gevoerd die ons veel inzicht hebben opgeleverd, maar uiteindelijk moesten wij toch knopen doorhakken.’
Besloten werd om binnen de Polycompfabriek vijf bestaande machines te verplaatsen en een stuk expeditie op te offeren om zo ruimte te maken voor de nieuwe productielijn. Huigen vertelt: ‘Toen de lijn daadwerkelijk naar Vorden kwam, hebben we de hele ruimte af kunnen zetten zodat de technici daar veilig de machines konden installeren. Op deze manier was ook de overlast voor de doorgaande productie minimaal.’
Uiteindelijk is de productielijn begin september in bedrijf genomen, met hulp van medewerkers uit Hoogezand. Alhoewel er nog steeds wat uitdagingen zijn, zegt Poortenga: ‘Ik ben er nog steeds trots op dat we dit hebben kunnen doen met slechts een week uitloop. Dat was ook echt noodzakelijk voor onze klanten. We moesten een keuze maken die je wellicht suboptimaal kunt noemen, maar inmiddels is iedereen gewend aan de nieuwe situatie.’
High Reliability Projectmanagement (HRP)
Het project van Polycomp is een typisch Plan B project. Er zijn vele onzekerheden, de impact op de mensen en de organisatie is groot, de beschikbare tijd en fysieke ruimte beperkt, de productie mag niet langdurig verstoord worden. Kortom, er is niet één eenvoudige oplossing mogelijk. Dit type projecten vraagt teamwork en creativiteit. Niet voor niets past Vincent de principes van Plan B HRP toe:
- Respect voor expertise: wie beschikt over welke expertise en hoe verbind ik deze met elkaar?
- Gevoeligheid voor de omgeving: wat is de impact op mens, organisatie en business?
- Weerstand tegen aannames: weeg alle aannames zorgvuldig af en bedenk meerdere scenario’s.
- Alertheid op afwijkingen: creëer vertrouwen door iedereen serieus te nemen opdat er geen schroom is om verstoringen of afwijkingen direct te melden.
- Veerkracht: er gaat altijd iets mis in projecten! Door korte lijnen met de opdrachtgever en het team kun je snel schakelen.
| Omschrijving: | Verhuizing van een rubberproductielijn |
| Opdrachtgever: | Polycomp |
| Jaar: | 2025 |
| Rol van Plan B: | Overall projectmanagement |
