Stdsrng77 – Dubbelinterview Opdrachtgever & Projectmanager

In de afgelopen twee jaar is Plan B ook met een heel ander project bezig geweest. Namelijk het verbouwen en vormgeven van ons eigen kantoor aan de Stadsring 77 te Amersfoort. Daarbij was niet alleen onze collega Catharina betrokken als Projectmanager, maar ook eigenaar Ronald betrokken, dit keer in de rol van Opdrachtgever. Omdat dit mooie nieuwe inzichten opleverde, delen we deze graag in dit dubbelinterview. 

Wat was er anders aan de rol van het opdrachtgeverschap dan aan die van projectmanager? 

Ronald: Heel veel, het was voor mij de eerste keer in deze rol van opdrachtgever. Als projectmanager handel ik wel vaak namens de opdrachtgever, maar het is toch niet hetzelfde om gedelegeerd te zijn of echt je eigen centen uit te geven. Daar zijn hele andere emoties aan verbonden. 

Heb je ergens meer begrip voor gekregen? 

Ronald: Ik heb meer begrip gekregen voor opdrachtgevers die wat meer tijd nemen voor het nemen van hun besluiten. Ik ben vaak bij projecten betrokken geweest waar snelheid een grote rol speelde, en dan is snel besluiten nemen vaak van groot belang voor de uitkomst. Echter heb ik nu aan den lijve ondervonden wat dat betekent, want eenmaal uitgegeven kan je dat bedrag niet meer voor iets anders gebruiken. Dat is dan ook een grote reden om soms wat meer tijd te nemen voor een besluit.  

Vooral omdat vaak in projecten nog niet alle informatie volledig is, is het nemen van besluiten soms echt lastig en brengt het een grote verantwoordelijkheid met zicht mee. Ik heb zo dus kunnen ervaren hoe fijn het is als een Projectmanager verschillende opties voorlegt met zo veel mogelijk informatie en je wat tijd geeft voor het maken van het besluit. Wel was het af en toe lastig om niet op de stoel van de Projectmanager te gaan zitten. 

Catharina: Maar je wist daardoor ook heel goed wat ik weer nodig had om mijn rol goed op te pakken. 

Hoe hielden jullie de rollen gescheiden? 

Catharina: Ronald hielp mij vaak op gang, zodat ik alles wat er moest gebeuren kon oppakken. Ik heb daarbij niet echt gemerkt dat hij moeite had met het niet op mijn stoel gaan zitten. Dit was voor mij mijn normale rol, waarbij ik vooral heel makkelijk kon schakelen met een heel goed toegankelijke opdrachtgever. Dat was dus heel prettig werken.

Ik vond het lastiger om mijn Projectmanagement rol te scheiden van mijn persoonlijke smaak. Gezien ik ook één van de toekomstige eindgebruikers ben, had ik toch voorkeuren voor bepaalde keuzes en was het lastiger dan normaal om in een neutrale positie het proces te blijven begeleiden. 

Ronald: Ja het is ook wel heel lastig om zuiver in je rol te blijven in een project waarin je meerdere belangen hebt. Zo heb ik moeilijke discussies als budgethouder gehad en moest ik echt moeite doen om me niet als Projectmanager in de discussie te mengen in datzelfde overleg.  

Even over andere stakeholders en betrokkenen.  

Al je collega’s werken ook als Projectmanager, heb je vooraf nagedacht over hoe zij zich er allicht mee zouden bemoeien? 

Catharina: Voordat ik startte is er aan mij gevraagd of ik het zeker wist dat ik deze rol op me wilde nemen. Ik had namelijk zelf mijn vinger opgestoken toen bekend werd dat we ons eigen kantoor zouden gaan verbouwen. Maar die 17 meekijkende collega’s zijn me alles meegevallen. Regelmatig vroegen ze hoe het ging, en soms kon ik wat advies vragen, maar verder bemoeiden ze zich er niet mee. Het hielp natuurlijk ook dat zij nauwelijks op de bouwplaats kwamen. Daarnaast waren er meerdere collega’s betrokken bij andere deelprojecten zoals het interieur, en dat liep dus parallel aan mijn werk. 

Met wie hadden jullie nog meer te maken?

Catharina: We hadden bijvoorbeeld ook met de buren te maken, de andere helft van deze twee-onder-één-kap woning. Daar zijn we langs gegaan met een bloemetje en een fles wijn. Eigenlijk hebben we, ook omdat ze er regelmatig niet waren en daardoor minder geluidsoverlast hebben ervaren, nu nog steeds een goede relatie met hen. 

Ronald: Wat verder wel een uitdaging was, was dat het definitief ontwerp waar we de uitvraag bij de aannemer mee hadden gedaan, eigenlijk niet gespecificeerd genoeg was.  

Catharina: Ja dat klopt. We moesten na de eerste aanbieding van de aannemer met de kaasschaaf over de offerte. Wat uiteindelijk resulteerde in verschillende oplossingen van de aannemer die niet pasten in ons plaatje. Wij waren de enige kwaliteitscontrole van hoe het eruit kwam te zien, wat veel extra werk gaf voor onszelf. Een voorbeeld hiervan was dat we de onderkant van de overstekende uitbouw in de tuin wilden laten isoleren, maar dat we pas tijdens de bouw doorhadden dat daarmee de zichtbare onderkant een afwerking zou houden van een hout cement plaat. Omdat we niet de tijd en het geld hadden besteed aan het opmaken van een bestek, wat bij de verbouwing van een oud pand ook echt lastig is, moesten we dus zelf regelmatig naar binnenlopen en deze zaken in samenwerking met de aannemer oplossen. 

Ronald: Ja en daardoor was het ook een uitdaging om op het juiste detailniveau aan te blijven sluiten bij alle plannen van het team wat zich met het interieur bezighield. Zo hebben we vaker terug moeten komen op de besluiten rond het hang- en sluitwerk. Eerst kwam, door een tekort aan specificaties, de aannemer met hang- en sluitwerkoplossingen uit nieuwbouw aan, wat wij echt niet vonden passen bij een pand uit 1900. Vervolgens kozen we voor een bepaalde metalen deurklink, wat toen niet bleek te passen bij de geplande wastafel, zeeppompje en andere interieur elementen.  

We leerden wel dat in een project van deze schaal je gewoon niet alles op kunt schrijven, en dat zelfs als je dit wel probeert, je niet uitputtend genoeg kan zijn, omdat iemand anders hetzelfde weer anders kan interpreteren als je niet eerder hebt samengewerkt. 

Wat heb je geleerd van dit project wat je weer mee kan nemen bij klanten? 

Ronald: Dat je als team echt een collectieve leercurve doorloopt, altijd. En dat dit tijd vraagt en geld kost. Ik heb dus meer begrip gekregen voor het werken met preferred suppliers. In ons geval hadden we een samenstelling van een gelegenheidsteam met een aannemer die nog niet eerder renovatieprojecten van een villa had gedaan. We moesten dus door een steile leercurve met elkaar, waarbij we allemaal leergeld hebben moeten betalen, en meerwerk. 

Catharina: Ja, het is een lastige afweging in het begin. Soms lijkt het goedkoper om met bepaalde partijen samen te gaan werken, zonder ervaring met elkaar te hebben. Daardoor start het project in elk geval wel, maar vervolgens komen er onvoorziene kosten op een later moment.

Ronald: Wat ik bij klanten vaker zie is dat partijen zich in een combinatie inschrijven op een project. Dit zijn dan bijvoorbeeld 4 aannemers die elkaar al goed kennen en goed op elkaar ingespeeld zijn. Vroeger ging ik dan nog wel eens ‘winkelen’, met die partij wel, en die niet. Dat raad ik nu wel sterker af als deze partijen al eerder samenwerkten, dan hebben ze de leercurve namelijk al eens doorgemaakt. Ik begin in te zien dat dit loont, een al op elkaar ingespeeld team is ook wat waard. Er gaan dan bijvoorbeeld meer dingen vanzelfsprekend goed.  

In mijn ideale wereld werken we met branche specifieke teams die op elkaar zijn ingewerkt. En als die een klik hebben met de opdrachtgever, kan dit echt goed werken. Anders blijft het ploeteren.